Manual de usuario

Empezar: cuenta, empresa y roles

¿Cómo registro mi empresa?

1. En la página principal pulsa «Registrar mi empresa».
2. Llena tu nombre, el nombre de la empresa, tu correo y una contraseña (mínimo 8 caracteres).
3. Pulsa «Crear empresa» y revisa tu correo: te llega un mensaje de Inventariate <no-reply@inventariate.com> con el enlace para confirmar. Ábrelo donde quieras, incluso en el celular; si no lo ves, revisa Spam o Notificaciones y pulsa «Reenviar correo».
4. Al confirmar quedas como administrador. Si el enlace te abre la app sin la empresa todavía, pulsa «Registrar mi empresa» y solo te pedirá tu nombre y el de la empresa.
5. La empresa nace con el catálogo semilla de 479 categorías bilingües ya copiado.
6. Toda empresa nace en el plan GRATIS (2 usuarios, 150 piezas, 100 MB de adjuntos) — sin tarjeta y sin caducidad. Cuando el negocio crezca, subes de plan desde «Plan y facturación» sin perder nada (ver la sección Plan y facturación de este manual).
7. ¿Ya tienes una sesión abierta en este navegador? La página te lo avisa con tu nombre y empresa, y te da a elegir: ir a tu panel o cerrar esa sesión para registrar otra empresa. Así no acabas en el panel equivocado sin saber por qué.

¿Cómo entra el resto del equipo? Video · 1 min

1. No se registran por su cuenta: eso crearía OTRA empresa, vacía y separada de la tuya.
2. El administrador los invita desde Panel → «Miembros del equipo» (enlace o código QR), eligiendo el rol con el que entran. Ver la sección Miembros del equipo.

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¿Qué es la guía de «Primeros pasos» del panel? Video · 1 min

1. Es una lista que aparece arriba del panel mientras tu inventario está nuevo: crear la primera ubicación, registrar la primera pieza, dar entrada a material, armar el primer equipo, calcular «Fabricar N» e invitar a tu equipo (este último, solo el administrador).
2. Pulsa «Empezar» en un paso: te lleva a su pantalla, oscurece lo demás y enmarca en amarillo el botón que toca pulsar, con una explicación al lado. Pulsa ese botón, o «Entendido» para cerrar la indicación.
3. ¿Ya tienes tus piezas en Excel? En el paso de la primera pieza pulsa «o impórtalas de Excel»: la guía te señala primero «Descargar plantilla» y, al descargarla, el lugar donde subes el archivo lleno.
4. Cada paso se marca solo cuando de verdad existe el dato (por ejemplo, tu primera pieza); no hace falta avisar que ya lo hiciste. En los pasos ya hechos, «Ver» vuelve a señalarte dónde está cada cosa.
5. Al completarlos todos queda el aviso «Primeros pasos completos», con «Repasar la guía» para verla de nuevo.
6. ¿No la necesitas? Pulsa «Ocultar la guía». Queda un enlace «Mostrar la guía de primeros pasos» para traerla de vuelta. Se oculta solo en ese navegador.
7. El rol de consulta no la ve: es solo lectura y no tiene nada que dar de alta.

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¿Qué puede hacer cada rol?

1. Administrador: todo — catálogo, movimientos, categorías, invitar y cambiar roles, perfil de la empresa.
2. Almacenista: mantener el inventario — piezas, equipos, lotes, entradas, salidas, entregas y órdenes. No edita categorías ni roles.
3. Consulta: solo lectura — buscar, ver existencias, despieces y estatus. Puede confirmar las entregas que recibe y editar su propio perfil.

¿Cómo cambio el idioma?

1. Con el selector ES / EN de la esquina superior derecha, presente en todas las pantallas.
2. La preferencia se guarda en tu navegador y aplica a todo el sitio.

¿Qué versión estoy usando y qué ha cambiado?

1. La versión está al pie de todas las pantallas («Inventariate v1.4.0»), junto al enlace «Novedades».
2. «Novedades» (también en inventariate.com/novedades, sin cuenta) lista cada versión con su fecha, lo que cambió y quién lo pidió: «Inventariate» cuando la idea es nuestra, o el nombre y la empresa de quien la propuso, si así lo quiso.
3. ¿Te falta algo o algo no cuadra? Escríbenos a contacto@inventariate.com. Si se construye, sale en Novedades con tu crédito —con tu nombre, solo tu empresa o anónimo, como tú elijas—.

Perfil (empresa, mi perfil y facturación)

Enlace en el encabezado del panel, junto a tu nombre.

Miembros del equipo

Enlace en el encabezado del panel. Solo el administrador.

¿Cómo invito a alguien a mi empresa? Video · 1 min

1. Panel → «Miembros» → abajo, «Invitar a un usuario».
2. Elige el rol del invitado y pulsa «Generar invitación»: obtienes un enlace y un código QR.
3. Compártelo: es válido 7 días y un solo uso.
4. La persona lo abre, crea su usuario y entra directo a tu empresa con ese rol. (Si se registrara por su cuenta crearía otra empresa.)

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¿Cómo cambio el rol de alguien?

1. En su fila, elige el nuevo rol y pulsa «Guardar» (el botón aparece al cambiar algo).
2. La empresa siempre debe conservar al menos un administrador: el sistema rechaza el cambio si serías el último y te bajas de rol.

¿Cómo controlo quién ve los precios de venta y las ganancias?

1. Con la casilla «Ve precios y ganancias» de cada miembro.
2. Los COSTOS siempre son visibles para quien captura inventario: sin ellos no puede trabajar.
3. Este permiso controla ver el precio de venta, la ganancia y el margen (ficha del equipo y «Fabricar N»).
4. Tú también puedes apagártelo: sirve para revisar o armar pedidos con el equipo delante, o imprimir sin la parte financiera. Se reactiva aquí mismo.

¿Cómo doy de baja a alguien que dejó el equipo?

1. En su fila pulsa «Desactivar» y confirma (dos clics, como todo lo delicado).
2. No se borra nada: la persona pierde el acceso y desaparece de los selectores (por ejemplo, receptor de entregas), pero su nombre se conserva en todo el historial — piezas, lotes, movimientos y entregas siguen diciendo quién los registró.
3. Salvaguardas: no puedes desactivarte a ti mismo, la empresa siempre conserva al menos un administrador activo, y si la persona tiene entregas pendientes de confirmar, el sistema pide resolverlas primero (para que no quede material en el limbo).
4. Es reversible: la persona pasa a la sección «Inactivos» de esta misma pantalla, con botón «Reactivar». Al reactivarla recupera el acceso con el mismo rol.
5. Si alguien con sesión abierta es desactivado, al navegar verá «Tu cuenta está desactivada» y no podrá seguir operando.

Plan y facturación

Enlace en el encabezado del panel. Todos pueden ver el plan y el uso; solo el administrador contrata o cancela.

Ubicaciones

Categorías

Solo el administrador edita; los demás las ven.

Piezas

El catálogo de materiales y componentes. Los equipos que fabricas viven aparte, en Equipos.

¿Cómo añado un componente al inventario? Video · 1 min

1. Panel → «Piezas» → «Nueva pieza».
2. Nº de parte del fabricante: es la LLAVE ÚNICA de la pieza; con ese número la encuentra el escáner y nunca se duplica. No hace falta teclearlo: escanea el código de la bolsa sobre el propio campo (pistola) o con el botón de la cámara, y el número se llena solo.
3. Nombre o nº de parte: para componentes comerciales puedes usar el número de parte como nombre. No hace falta teclearlo dos veces: si ya llenaste el nº de parte aparece el enlace «Usar el nº de parte como nombre» debajo de este campo (y al revés, «Usar el nombre como nº de parte» debajo del otro). Al escanear una bolsa, el nombre se propone solo si estaba vacío; puedes cambiarlo.
4. Categoría y Subcategoría: la subcategoría se llena según la categoría elegida.
5. Ubicación habitual: referencia rápida del catálogo (la ubicación real de cada bolsa vive en su lote).
6. Unidad de consumo: en qué unidad se almacena y consume (pieza, metro, gramo…). Es la que usará el despiece.
7. Unidad de compra + Factor de compra: «1 caja = 100 tornillos» → unidad «caja», factor 100 (NUNCA 1: el factor es cuántas unidades de consumo trae cada unidad de compra). Al escribir las dos unidades, el propio campo te hace la pregunta: «¿Cuántas piezas trae una caja?».
8. Costo por unidad de consumo: costo de referencia. El costo real vive en los lotes (FIFO).
9. Lead time (días): días desde el pago hasta la llegada; sirve para priorizar compras.
10. Stock mínimo (opcional): si la existencia cae por debajo, la pieza se marca «Bajo mínimo» en la lista de Piezas, donde además hay un botón para ver de un golpe todas las que necesitan compra.
11. Ciclo de vida: activo / NRND / obsoleto. Los NRND u obsoletos se resaltan con un triángulo de alerta en el despiece.
12. Peso con unidad y link del datasheet.
13. Guarda (la barra de guardado está fija abajo). Después se habilitan lotes, proveedores, sustitutos, fotos y adjuntos.

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¿Cómo registro que compré material (existencia y costo)? Video · 1 min

1. En la ficha de la pieza: «Lotes y existencia» → «+ Añadir lote».
2. Cantidad recibida y, si aplica, cantidad restante.
3. Elige el tipo de compra: «Nacional» (compras dentro de México) o «Importación» (además pide flete y los cargos de aduana o del courier). Si ya le compraste antes a ese proveedor, el tipo se preselecciona solo cuando escribes su nombre.
4. Llena la calculadora de IVA: son cuatro campos —Subtotal sin IVA, IVA %, Monto de IVA y Total pagado— y solo capturas los dos que tengas; los otros dos se calculan solos y salen marcados en azul con la etiqueta «calculado».
5. Proveedor, ubicación de ese lote, fecha de pago, fecha de llegada y referencia / orden de compra.
6. Abajo aparece el «Costo aterrizado del lote»: mercancía + flete + cargos de importación + el IVA que no se acredita, con el costo por unidad. Es exactamente el número que se guarda.
7. La existencia de la pieza es la suma de las cantidades restantes de sus lotes; el costo actual (FIFO) es el del lote más antiguo con material.
8. Cada lote guarda quién lo registró: tu bolsa y la de un compañero pueden convivir con costos y gavetas distintas.

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¿Cómo capturo cada tipo de compra? (los cinco casos)

1. Nacional sin factura o sin IVA: tipo «Nacional», escribe el Total pagado y pon IVA 0%.
2. Nacional con IVA en la factura: tipo «Nacional», escribe el Subtotal y deja IVA 16% → el sistema calcula el monto de IVA y el total.
3. Mouser México: el precio de su web es SIN IVA y te lo añaden al pagar. Escribe ese precio como Subtotal con IVA 16%. Ellos ya importaron, así que NO uses «Importación».
4. Mercado Libre: el precio que ves YA INCLUYE el IVA. Escribe ese precio en «Total pagado» con IVA 16% y el sistema despeja la base y el impuesto solo.
5. Importación directa (DigiKey USA, JLCPCB China): tipo «Importación», Subtotal de la mercancía con IVA 0% (el proveedor extranjero no cobra IVA), y abajo el Flete y los Cargos de importación con el IVA que viene dentro de ellos.

¿Qué significa «El IVA se acredita» y cuándo lo prendo?

1. Prendida: tu empresa recupera ese IVA ante el SAT, así que NO es costo del producto y el sistema no lo suma al costo aterrizado ni infla tu margen.
2. Apagada: el IVA se queda como costo real de la pieza. Es lo correcto cuando compraste sin factura o cuando esa compra no se va a acreditar.
3. La casilla aplica a los dos IVA a la vez: el que te cobró el proveedor y el que cobró la aduana.
4. No depende de si la compra es nacional o importada: depende de si pediste factura y de la decisión contable de esa compra.
5. Ejemplo real: en unos paneles de JLCPCB los cargos de importación fueron $1,509.41 con $969.48 de IVA dentro. Acreditando, al costo solo entran $539.93; sin acreditar, entran los $1,509.41 completos — unos $194 de diferencia por equipo.

¿Y si ya traigo el costo por unidad calculado?

1. Debajo del bloque de costo pulsa «Prefiero capturar el costo unitario directo».
2. Mientras ese campo tenga un valor manda sobre la calculadora: se guarda tal cual lo escribiste.
3. Bórralo (o pulsa Cancelar bajo el campo) para volver al cálculo automático.

¿Cómo guardo los proveedores y sus links?

1. Sección «Proveedores» → «+ Añadir proveedor».
2. Nombre (Mouser, DigiKey, Mercado Libre…), nº de parte del proveedor, precio, moneda, lead time y link.
3. Son ofertas de referencia para cotizar: con ellas se estima lo que falta en «Fabricar N».
4. Botones: Abrir ↗ (va a la página del proveedor), Editar y Borrar.

¿Cómo indico que otra pieza puede sustituir a esta?

1. Sección «Equivalentes / sustitutos» → «+ Añadir sustituto».
2. Elige la pieza con el selector de siempre: teclea (busca en todo el catálogo) o recórrela en la tabla del catálogo que aparece debajo (de 25 en 25, con filtro por categoría). No se ofrecen la propia pieza ni los sustitutos que ya tiene.
3. Añade una nota de validación («validado en el equipo modelo A123; pendiente en el B456») y Guarda.
4. En «Fabricar N» los sustitutos con existencia se sugieren APARTE y con advertencia — nunca mezclados con el stock real.

¿Cómo subo fotos y archivos de fabricación?

1. Fotos: hasta 5 por pieza, se comprimen solas (máx 2 MB). Desde el celular puedes tomarlas al momento.
2. Adjuntos de fabricación: Gerber, DXF, planos, PDF… hasta 20 MB y 20 por pieza. El espacio total de adjuntos de la empresa depende del plan (el uso se ve en «Plan y facturación»).
3. Sirve igual para lo que no se toca pero sin lo cual el equipo no funciona: el .hex del firmware del microcontrolador, el archivo para configurar el FPGA, el proyecto comprimido del display Nextion… Súbelo a la pieza que lo lleva (la tarjeta, la pantalla) o al equipo. Así producción lo tiene junto a los tornillos, sin ir a buscar al ingeniero.
4. Cada archivo lleva su FICHA: tipo (firmware, configuración de FPGA, proyecto de pantalla, planos, otro), versión, herramienta con que se generó (compilador, IDE, Nextion Editor y su versión), ingenieros que lo trabajaron y notas (fusibles, opciones de programación, qué cambió). Se ve quién lo subió y cuándo.
5. Primero escribes la descripción, llenas la ficha y luego eliges el archivo, para que nunca quede un «archivo_final_v3.zip» sin explicación. La ficha se puede corregir después con «Editar ficha», sin volver a subir el archivo.
6. Al subir una versión nueva, marca la anterior como «superada»: se conserva con su historia, pero deja de aparecer en «Fabricar N». Puedes volver a marcarla vigente cuando quieras.
7. Los archivos vigentes de la pieza aparecen en «Fabricar N» de TODOS los equipos que la llevan, a cualquier nivel del despiece (ver la sección Equipos).

¿Cómo busco algo en el catálogo?

1. En la lista de Piezas (y en la de Equipos) escribe en el buscador: con dos letras ya busca, y busca EN TODO EL CATÁLOGO, no solo en lo que ves en pantalla.
2. Mira en nombre, nº de parte, fabricante, descripción, categoría (y la categoría padre), ubicación y proveedor: «resistencia 10w» trae todo lo clasificado como Resistencias aunque ninguna pieza se llame así; «gaveta 3» trae lo que vive ahí; «mouser» lo que le compras a Mouser.
3. Basta con parte de la palabra («resist»), los acentos y mayúsculas dan igual, y perdona el dedo torcido («transformdor»). Un trozo del nº de parte («0805») también encuentra.
4. Los resultados salen por relevancia: primero lo que coincide exacto en nombre o nº de parte. Se muestran los 100 que mejor coinciden; si buscas algo muy genérico, afina con otra palabra.
5. Los filtros por ciclo de vida, por quién dio de alta y «Bajo mínimo» se aplican encima de la búsqueda.

¿Cómo encuentro una pieza si no me sé su nombre ni su número de parte?

1. Con el buscador global: el botón «Buscar» del encabezado, presente en todas las pantallas del catálogo, o la caja «Buscar en todo el inventario» del panel de inicio. Atajo: la tecla / desde cualquier pantalla del catálogo.
2. Escribe lo que recuerdes: «transformador», «botón rojo», «interruptor», la ubicación o el proveedor. Busca piezas Y equipos a la vez, y los agrupa.
3. Cada resultado contesta de una vez «¿tengo y dónde está?»: existencia, categoría y ubicación, sin abrir la ficha. Los que están bajo mínimo o son obsoletos salen marcados.
4. Con las flechas ↑↓ te mueves por los resultados y con Enter abres la ficha; Esc cierra.
5. El selector de pieza —el mismo en Entregas, Movimientos, Órdenes y el despiece— trae debajo el catálogo en tabla: pieza y nº de parte, categoría, ubicación y existencia, ordenado por nombre y de 25 en 25 (puedes pedir 10, 50 o 100; se recuerda). «Categoría» y «Subcategoría» lo filtran y solo listan las categorías que sí tienen piezas. En cuanto tecleas, la misma tabla muestra los resultados; al borrar el texto, vuelve la página donde estabas. «Ocultar catálogo» lo guarda si solo quieres el buscador. Para cuando ni siquiera sabes qué palabra buscar.

¿Qué significa el aviso «Lista incompleta»?

1. Que la pantalla te está mostrando menos de lo que hay, y prefiere decírtelo a que lo descubras tú.
2. El servidor limita cuántos renglones puede entregar de una vez. Si tu catálogo pasa de ese tope, la lista se queda corta: el aviso te dice cuántos ves y cuántos hay en total.
3. En Piezas y Equipos no te limita: el buscador de esas pantallas busca en todo el catálogo en el servidor, así que escribiendo dos letras encuentras cualquier pieza aunque la lista venga cortada. Lo mismo el buscador global del encabezado.
4. Los selectores de pieza (Entregas, Movimientos, Órdenes y el despiece) no cargan lista alguna, así que ahí el aviso no existe: piden al servidor lo que tecleas o la página de la tabla que ves, y siempre encuentran cualquier pieza.
5. Las existencias no se ven afectadas: esas siempre se traen completas, para que ninguna pieza aparezca con cero cuando sí tiene material.
6. Con catálogos normales el aviso no aparece nunca.

¿Puedo subir mi inventario de golpe desde un Excel? Video · 1 min

1. Sí: Panel → «Piezas» → «Importar de Excel».
2. Paso 1, la plantilla: descárgala y ábrela. Trae las columnas listas, una hoja de instrucciones y —para copiar y pegar sin equivocarte— tus categorías y ubicaciones actuales. Las dos filas que empiezan con EJEMPLO se ignoran al importar: puedes borrarlas o escribir debajo.
3. ¿Ya tienes tu propio Excel? Súbelo directo: se reconocen los encabezados más comunes (SKU, Artículo, Existencia, Precio unitario, Vendor…), y las columnas de más se ignoran sin estorbar.
4. Columnas: Nº de parte, Nombre (la única obligatoria), Descripción, Fabricante, Categoría, Ubicación, Unidad, Cantidad, Costo unitario, Moneda, Proveedor y Stock mínimo.
5. Categoría: escribe «Padre / Hija» para una subcategoría. Ubicación: «Sucursal / Estante / Gaveta». Acentos y mayúsculas dan igual. Lo que no exista se crea al importar —las categorías solo si eres administrador— y la app te dice ANTES qué va a crear.
6. Paso 2: sube el archivo lleno (.xlsx o .csv, hasta 5 MB).
7. Paso 3, la vista previa: fila por fila dice qué se va a crear, qué ficha se va a actualizar y qué filas tienen problema, con el número de fila y el motivo. Nada se guarda hasta que pulsas «Importar».
8. El Nº de parte es la llave: si ya existe una pieza con ese número, se ACTUALIZA su ficha en vez de crear una copia, y las celdas que dejes vacías conservan lo que ya tenían. Sin nº de parte, la pieza se busca por nombre exacto.
9. La existencia (Cantidad + Costo unitario, en pesos) solo se da de alta a las piezas NUEVAS: volver a subir el mismo archivo no duplica tu inventario. Si de verdad quieres dar entrada a piezas que ya existen, enciende la casilla «Dar entrada también a las piezas que ya existen».
10. Cada existencia inicial se registra como una entrada de almacén normal —con su lote, su costo y su proveedor— y aparece en Movimientos.
11. Al terminar puedes descargar «las filas rechazadas»: un Excel con el motivo de cada una. Lo corriges ahí mismo y lo vuelves a subir tal cual, porque solo trae lo que faltó.

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Equipos

Los equipos son lo que fabricas: llevan despiece (BOM), mano de obra, precio de venta y números de serie. Un equipo puede contener otros equipos (subensambles).

¿Cómo añado un equipo al sistema? Video · 2 min

1. Panel → «Equipos» → «Nuevo equipo».
2. Llena la parte común igual que una pieza (categoría: usa «Productos propios (fabricados)»).
3. Mano de obra: horas de armado, personas y tarifa por hora → abajo se muestra el costo de mano de obra por unidad.
4. Precio y venta: precio de venta SIN IVA y % de IVA (16% por defecto; 0 para exportación). Se muestra el precio con IVA como referencia.
5. La ganancia se calcula sobre el precio sin IVA, porque el IVA no es ingreso tuyo: lo cobras para entregarlo.
6. Números de serie: prefijo (p. ej. «F-»). Con él, cada orden de armado completada asigna el rango automáticamente. Debajo ves cuál será el siguiente.
7. Peso real medido (opcional): se pesa el equipo armado y manda sobre el peso calculado del despiece.

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¿Cómo armo el despiece (BOM)? Video · 2 min

1. Sección «Despiece (BOM)» → «+ Añadir componente».
2. Elige la pieza (o el equipo, si es subensamble): teclea y busca en todo el catálogo —nombre, nº de parte, categoría, ubicación, proveedor— o recórrela en la tabla del catálogo que aparece debajo (de 25 en 25, con filtro por categoría). Cada resultado trae su existencia.
3. No se ofrecen el propio equipo ni lo que ya está en el despiece: para cambiar una cantidad, edita la línea.
4. Pon la cantidad POR UNIDAD (lo que lleva UN equipo, no el lote) y Guarda.
5. Cada línea tiene Abrir ↗, Editar (cambia la cantidad en la misma línea) y Borrar.
6. Los subensambles se marcan con etiqueta azul. El sistema impide ciclos: un equipo no puede contenerse a sí mismo ni a través de otros.

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¿Qué significan Lotes, Proveedores y Sustitutos en un equipo?

1. Lotes y existencia = equipos YA ARMADOS. Llegan por una orden de armado marcada lista (con su costo real y sus series) o a mano (lo que ya tenías armado). El lote manual NO genera series.
2. Proveedores = solo si el equipo también se compra armado (maquila o reventa). Si lo fabricas tú, puede quedar vacía.
3. Equivalentes / sustitutos = otros equipos que lo reemplazan (versión nueva vs anterior, otro conector), útil cuando es subensamble de otro.

¿Cómo sé si me alcanza para fabricar N unidades? Video · 1 min

1. En la ficha del equipo (o en la lista) pulsa «Fabricar N».
2. Escribe la cantidad y pulsa «Calcular».
3. Resumen: si alcanza para todo o cuántos componentes faltan; para cuántas unidades alcanza y la espera estimada del faltante.
4. Tabla: por componente — SE NECESITA, EN ALMACÉN (la existencia total de la pieza, no solo lo que se usaría), FALTA (en rojo), COSTO de lo disponible (FIFO real) y POR COMPRAR (estimado con el proveedor más barato o, si la pieza no tiene proveedor con precio, con el costo de tus lotes, marcado con ≈). El costo total y el costo por unidad ya incluyen lo que falta comprar; si un faltante no tiene precio de referencia, la pantalla avisa que el total es parcial.
5. Los subensambles se explotan hacia sus propios componentes solo por lo que falte armar.
6. Sustitutos con existencia aparte, con su nota — a validar antes de usarlos.
7. Totales: materiales disponibles + por comprar + mano de obra = costo total, costo por unidad, venta sin IVA, ganancia y margen %.
8. La casilla «Mostrar precios y ganancias» (junto a Calcular) nace apagada: puedes proyectar o imprimir sin la parte financiera.
9. «Archivos para fabricar»: debajo del despiece salen los archivos de fabricación VIGENTES del equipo y de cada pieza de su despiece, a cualquier nivel — el .hex del firmware, la configuración del FPGA, el proyecto de la pantalla, los planos — con su tipo, versión, herramienta y quién lo subió, listos para descargar. Producción ya no tiene que pedirle el archivo al ingeniero. «Mostrar versiones superadas» enseña también las anteriores.
10. «Imprimir lista» genera la lista de surtido en papel o PDF; incluye los archivos con su nombre y versión, para cotejar.
11. Consultar NO descuenta stock: es una simulación. El descuento ocurre al marcar lista una orden de armado.

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Órdenes de armado

El pedido formal «hay que armar N de esto», con estatus consultable por todo el equipo — el reemplazo del «¿ya está listo?» en el chat.

¿Cómo pido fabricar N equipos y sigo su estatus hasta la entrega? Video · 1 min

1. 1) REGISTRAR: Panel → «Órdenes» → «Nueva orden». Elige el equipo (teclea para buscarlo o recórrelo en la tabla del catálogo; verás cuántos hay armados) y la cantidad; asunto (Venta, Orden de compra, Contrato, Muestras/licitación, Garantía, Interno/stock); destino (zona, cliente o sucursal); fecha pedida; el Nº de orden o contrato con el que el cliente identifica el pedido (queda visible en la tarjeta y sirve para buscar); y notas. Nace como «Pedida».
2. 2) ACEPTAR (producción): pulsa «Aceptar» y elige la fecha comprometida. Antes conviene pulsar «Ver despiece» para saber si hay material. Estatus: «Aceptada».
3. 3) INICIAR FABRICACIÓN: pulsa «Iniciar fabricación» para que todos vean que ya se está trabajando.
4. 4) MARCAR LISTA: este paso mueve inventario. Al abrirlo, la app revisa el despiece contra existencias y, si falta material, te enseña TODOS los faltantes de una vez (ver la pregunta siguiente). Deja activada «Descontar los materiales del inventario» y confirma. El sistema descuenta el despiece por FIFO, crea el lote del equipo terminado con su costo real (materiales + mano de obra) y asigna el rango de números de serie si el equipo tiene prefijo.
5. 5) ENVIAR: captura el número de guía, las medidas y peso de la caja, y el envío: transportista (DHL, Estafeta, vehículo propio…), gasto en pesos y detalle (gasolina, casetas, viáticos). Si aún no conoces el gasto, déjalo vacío y captúralo después con «Editar envío». Estatus: «Enviada».
6. 6) ENTREGAR: cuando el cliente confirme, pulsa «Marcar entregada»: anota quién recibió y, si puedes, deja constancia (firma en pantalla o foto del oficio o acuse firmado). La orden queda como historial completo: quién la pidió, qué se comprometió, qué series salieron, con qué guía, cuánto costó llevarla y quién la recibió.

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Al marcar lista me dice que falta material: ¿cómo veo todo lo que falta?

1. Al pulsar «Marcar lista» la app compara el despiece completo contra las existencias y, si algo no alcanza, muestra la lista entera de faltantes: pieza, cuánto se necesita, cuánto hay y cuánto falta.
2. Cada faltante trae «Dar entrada ↗», que abre Movimientos con la pieza y la cantidad que falta ya puestas. Das las entradas que hagan falta y vuelves a la orden.
3. Mientras haya faltantes con «Descontar los materiales» activado, el botón no deja marcar lista. Si el material ya salió por otra vía, desmarca la casilla.
4. Antes se avisaba de un componente a la vez: había que dar entrada, volver, y descubrir el siguiente.

¿Cómo registro lo que costó enviar la orden (DHL o vehículo propio)?

1. Al pulsar «Enviar», además de la guía: transportista, gasto de envío en pesos y detalle. Con vehículo propio, aquí van gasolina, casetas, comida y hospedaje de quien lo llevó.
2. Si el gasto se conoce después, «Editar envío» en la orden (enviada o entregada) lo captura o corrige.
3. Con permiso financiero, la orden muestra su bloque «Costo de la orden»: materiales consumidos + mano de obra + envío = total, y el costo por unidad puesta en destino.
4. El envío NO cambia el costo del lote del equipo terminado: ese es valor de inventario y se fijó al marcar lista. El gasto de envío es costo de esta orden, y así se suma.

¿Cómo dejo constancia de que el cliente recibió?

1. Al pulsar «Marcar entregada»: escribe quién recibió (nombre y puesto), una nota si hace falta, y la constancia: que firme con el dedo en la pantalla, o sube la foto del oficio o acuse firmado («Tomar foto con la cámara» abre la cámara del celular directo). Con una de las dos basta.
2. Si en el momento no se pudo, la orden entregada tiene «Adjuntar constancia» para hacerlo después.
3. La constancia se ve en la tarjeta con «Ver constancia», y el nombre de quien recibió queda en el historial.

¿Cómo busco una orden por su número de contrato?

1. En el buscador arriba de la lista de Órdenes: teclea el nº de orden o contrato, el destino, el equipo, una nota o la guía. Se combina con el filtro de estatus.

Me regresaron una unidad en garantía: ¿cómo sé qué material llevaba?

1. Abre la orden de la que salió esa unidad (su rango de series aparece en la tarjeta) y pulsa «Ver material usado».
2. Verás cada componente que se consumió: cantidad, de qué LOTE salió, su proveedor, cuándo llegó ese lote y a qué costo.
3. También aparece el lote de equipo que la orden generó.
4. Sirve para análisis de causa raíz: si la falla viene de un componente sustituto o de un lote defectuoso, aquí queda a la vista.
5. Nota: «Ver despiece» solo aparece antes de fabricar (simula contra el stock de hoy); una vez fabricada, lo útil es «Ver material usado».

¿Puedo corregir una orden mal capturada?

1. Sí, con «Editar», mientras esté Pedida o Aceptada: cantidad, asunto, destino, fecha, nº de orden o contrato y notas.
2. Una vez que consumió material y creó el lote ya no se edita ni se cancela: se corrige con un ajuste o una salida.

¿Cómo cancelo una orden?

1. Con «Cancelar orden» (pide confirmación), solo antes de estar lista.

¿Cómo veo solo las órdenes pendientes?

1. Con el selector «Estatus» arriba de la lista.

Movimientos

¿Cómo doy entrada a material escaneando la bolsa? Video · 1 min

1. Panel → «Movimientos» → pestaña «Entrada».
2. Con pistola USB: haz clic en el campo de escaneo y dispara sobre el Data Matrix de la bolsa (Mouser/DigiKey).
3. Con la cámara del celular: pulsa «Escanear con cámara», permite el acceso y apunta al código.
4. El sistema busca la pieza POR NÚMERO DE PARTE y pre-llena pieza, cantidad y referencia de compra.
5. Sin escanear: elige la pieza en el selector —teclea para buscar en todo el catálogo (nombre, nº de parte, categoría, ubicación, proveedor) o recórrela en la tabla del catálogo que aparece debajo (de 25 en 25, con filtro por categoría)—. Cada resultado trae su existencia.
6. ¿Escribiste un texto propio al comprar en Mouser (designadores «C1, C18», el proyecto…)? El código 2D trae ESE texto en lugar del nº de fabricante. La app lo detecta: te pide elegir la pieza por su nombre (o crearla, con la cantidad ya llena) y, cuando la pieza sí se encuentra, guarda tu texto en la referencia del lote junto a la orden de compra, para que los designadores queden en el historial. Truco: si ese texto es siempre el mismo para la pieza, guárdalo como nº de parte del proveedor en su ficha y el siguiente escaneo la encontrará sola.
7. Si esa pieza no existe todavía, te avisa con el enlace «crearla ahora»: abre la ficha de pieza nueva con el nº de parte (y la cantidad) ya llenos, y al guardar REGRESA solo a la Entrada con la pieza seleccionada y la cantidad puesta — solo completas costo y ubicación. Nunca se duplica una pieza.
8. Completa el bloque «Costo de la compra» —es el mismo de la ficha de pieza: tipo nacional/importación, calculadora de IVA e IVA acreditable—, más proveedor, ubicación y fechas, y pulsa «Registrar»: se crea el lote y su movimiento.

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¿Qué lector de códigos de barras necesito comprar?

1. Antes que nada: NO necesitas comprar nada para empezar. La cámara de tu celular ya lee estas etiquetas desde la propia app, con el botón «Escanear con cámara».
2. Si quieres una pistola porque vas a dar entrada a muchas bolsas seguidas, lo ESENCIAL es que sea un lector 2D, también llamado «imager». Las etiquetas de Mouser y DigiKey llevan un Data Matrix, y un lector láser de código de barras clásico NO lo puede leer nunca: es la causa número uno de comprar una pistola y descubrir que no sirve.
3. En la ficha del producto busca que la lista de simbologías incluya «Data Matrix» (ECC 200). De pilón conviene que traiga Code 128 —los códigos de barras de una sola línea que la misma etiqueta lleva por campo— y QR.
4. Conexión: cualquiera que se comporte como teclado (HID). Sirve el USB con cable, el inalámbrico de 2.4 GHz con su adaptador, o el Bluetooth. No hacen falta drivers ni instalar programas: enchufas y escaneas dentro del campo de la app.
5. Que pueda enviar los caracteres de control GS, RS y EOT. Las etiquetas de Mouser y DigiKey siguen el estándar ISO 15434 / ANSI MH10.8.2, donde esos separadores invisibles dividen los campos (nº de parte, cantidad, orden de compra). Muchas pistolas los omiten de fábrica y se activan leyendo un código de configuración de su manual, buscando opciones como «GS output», «full ASCII» o «ISO 15434».
6. Que añada Enter al final de cada lectura (casi todas lo traen activado): así el escaneo se procesa solo, sin tocar el teclado.
7. No hace falta gastar en equipo de marca: cualquier lector 2D económico cumple si respeta lo anterior. Lo caro no lee mejor una bolsa de Mouser.

Escaneé la bolsa y no funcionó bien, ¿qué reviso?

1. No pasa nada y el campo queda vacío: seguramente es un lector láser de 1D, que no puede leer el Data Matrix. Compruébalo apuntando a un código de barras de una sola línea de la misma etiqueta: si ese sí lo lee y el cuadrado no, ese es el problema y no tiene arreglo por configuración.
2. Todo sale pegado en una sola línea: tu lector no envía los separadores. Para las etiquetas de Mouser y DigiKey no importa: Inventariate conoce el orden fijo de sus campos y los separa igual (la cantidad solo se llena cuando el corte es inequívoco; si no, queda vacía para que la teclees). Para otros proveedores sí hace falta activar la salida de GS/RS desde el manual de la pistola, si la tiene.
3. Empieza con «´=:» en vez de «[)>» (o los guiones salen como «'»): el lector teclea con distribución de teclado de Estados Unidos y tu Windows está en Español (Latinoamérica). Inventariate reconoce esa firma y deshace el cambio sola: escanea tal cual. Si prefieres corregirlo en la pistola, busca el código de idioma de teclado en su manual (muchas económicas no traen español); cambiar Windows a Inglés (Estados Unidos) al escanear también funciona.
4. Lee bien pero dice que no encuentra la pieza: el número de parte de la bolsa no coincide con el que capturaste. Pasa con los sufijos del fabricante, por ejemplo «S4B-PH-K-S» contra «S4B-PH-K-S(LF)(SN)». Por ahora registra el número tal como viene en la etiqueta del proveedor.
5. Con la cámara del celular no abre: hace falta HTTPS y dar permiso de cámara al navegador.

¿Cómo registro una salida?

1. Pestaña «Salida»: elige la pieza —teclea para buscar en todo el catálogo o recórrela en la tabla del catálogo que aparece debajo (de 25 en 25, con filtro por categoría)— y verás su existencia actual; luego la cantidad y una nota.
2. Al registrar, el sistema descuenta por FIFO y te dice el costo real de lo que salió.
3. Si vas a entregarle material a una persona, usa «Entregas» en vez de una salida simple.

¿Cómo registro a quién le vendí un equipo con número de serie?

1. Es la misma pestaña «Salida»: no hay pantalla aparte. Elige el equipo y, si tiene series en existencia, aparece la lista para marcarlas.
2. Marca las series que salen. NO tienen que ser seguidas: en la vida real se agarran las que están a la mano, así que puedes elegir la D-17301, la D-17304 y la D-17318 aunque falten las de en medio. Hay buscador y un botón para marcar todas las visibles.
3. La cantidad se toma sola de las series marcadas: no puede haber desacuerdo entre «12 series» y «salieron 10».
4. Llena «Destino de la salida»: asunto (venta, garantía, muestra, préstamo, interno u otro), cliente final, vendedor o responsable, zona y una referencia (orden de compra, factura o pedido). Todos son opcionales, pero son justo lo que después responde «¿a quién le vendimos esta serie?».
5. Cliente, vendedor y zona se autocompletan con lo que tu empresa ya escribió antes: no hay que dar de alta catálogos, se van formando solos.
6. Al registrar, se descuenta la existencia por FIFO con su costo real y cada serie marcada queda ligada a esa salida.
7. Para consultarlo después: Reportes → «Buscar número de serie». La serie te dirá si está en existencia o si ya salió, y si ya salió, a quién fue, cuándo y quién la surtió.

¿Puedo poner el destino aunque la pieza no tenga números de serie?

1. Sí. El bloque «Destino de la salida» aparece en toda salida, tenga series o no: sirve igual para anotar que 50 metros de cable fueron a un cliente.
2. Si no llenas nada del destino, la salida funciona exactamente como siempre — no se registra nada de más.

¿Qué hago si material se pierde, se daña o el conteo no cuadra (merma)?

1. Pestaña «Ajuste»: elige la pieza y verás sus lotes, cada uno con lo que queda de lo recibido, su proveedor, referencia y costo.
2. Pulsa «Ajustar» en el lote afectado, escribe la CANTIDAD REAL (la que contaste) y elige el MOTIVO — obligatorio: Se dañó / Se perdió / Conteo físico / Devolución / Otro — con un detalle libre opcional (si eliges «Otro», el detalle es obligatorio). Al ser motivos fijos, luego puedes buscar en el historial cuánto se ha perdido por daño, por ejemplo.
3. Antes de confirmar, el sistema te muestra cuántas unidades se descuentan (o se añaden, si apareció material) y cuánto valen.
4. NO lo registres como salida normal: la salida descuenta por FIFO (puede tocar OTRO lote) y en el historial parecería consumo. El ajuste descuenta del lote correcto y queda marcado como ajuste, con tu nombre, fecha y motivo.
5. Sirve igual para equipos terminados en stock (también viven en lotes). Ojo: si el equipo tiene números de serie asignados, el ajuste descuenta la existencia pero la serie sigue registrada — la baja de serie con motivo llegará con el módulo de garantías.

¿Cómo reingreso una devolución (el cliente regresó el producto)?

1. Primero revisa la unidad. Si viene DAÑADA, no la reingreses: el stock diría que hay producto vendible que no lo es. Repárala primero (o dala por perdida).
2. Si está bien: pestaña «Ajuste», elige el equipo/pieza, ubica el LOTE ORIGINAL del que salió (fecha y referencia te orientan) y sube la cantidad en la vuelta: motivo «Devolución Mercado Libre, serie D-17350, revisada OK».
3. Así la unidad regresa a su mismo lote con su MISMO costo — nunca crees una entrada nueva para una devolución: nacería un lote con costo inventado y la valuación se ensucia.
4. Si el producto lleva número de serie, anótalo en el motivo: la serie sigue ligada a su orden de armado, y esa nota deja el rastro de que salió y volvió.

¿Cómo veo qué se movió?

1. Pestaña «Historial»: los últimos 50 movimientos con tipo (entrada/salida/ajuste), cantidad, costo, quién lo hizo y cuándo.

Entregas

Para que el material que sale hacia una persona quede firmado.

¿Cómo entrego material a un compañero y queda constancia?

1. Panel → «Entregas» → «Nueva entrega».
2. Elige el receptor (un miembro de tu empresa) y una nota opcional.
3. Añade las líneas de material: busca la pieza (el buscador mira todo el catálogo: nombre, nº de parte, categoría, ubicación, proveedor) o recórrela en la tabla del catálogo que aparece debajo, filtrando por categoría si quieres, sin saberte el nombre; luego pon la cantidad. Verás la existencia actual; si pides más de lo que hay se marca en rojo y no deja registrar.
4. «Registrar entrega»: la existencia se descuenta por FIFO en ese momento y cada línea guarda su costo real. Nace «Pendiente».

¿Cómo confirmo que recibí material?

1. Al entrar al panel verás un aviso ámbar con las entregas que esperan tu confirmación.
2. Pulsa «Revisar» → «Confirmar recepción» → confirma.
3. Pasa a «Confirmada» con fecha y hora: queda el registro de quién entregó, quién recibió, qué y cuánto costó.

¿Cómo le entrego material a alguien que NO tiene cuenta (un externo)? Video · 1 min

1. Panel → «Entregas» → «Nueva entrega» → en «¿A quién le entregas?» elige «A alguien externo».
2. Escribe quién recibe (nombre) y, si quieres, su empresa y su teléfono o identificación. Lo que ya usaste antes aparece como sugerencia: el directorio se forma solo.
3. Elige el MOTIVO: entrega, reparación, calibración, préstamo, servicio externo, muestra u otro. El motivo es lo que después alimenta el historial del equipo.
4. Si el material regresa, marca «Se espera de vuelta» y pon la fecha comprometida.
5. Evidencia: pásale el celular o la tablet y que FIRME con el dedo ahí mismo, o sube la foto del documento firmado («Tomar foto con la cámara» abre la cámara del celular directo). Con una de las dos basta.
6. Registra. Como el externo no tiene cuenta, la entrega nace en estado «Entregada»: no hay a quién pedirle confirmación en la app, su confirmación es la evidencia.

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¿Cómo marco que ya me devolvieron el equipo?

1. Las entregas que esperan devolución salen arriba en un aviso ámbar «Pendientes de regresar», con un botón para ver solo esas.
2. En la entrega pulsa «Marcar devuelto» y confirma.
3. El material REGRESA A SUS LOTES ORIGINALES con su costo original — nunca se crea un lote nuevo, porque eso ensuciaría el FIFO y la valuación del inventario.
4. La entrega queda en «Devuelta» con su fecha, y la pieza guarda cuántos días estuvo fuera.

¿Cuándo fue la última vez que mandé este equipo a calibración?

1. Abre la ficha de la pieza y busca la sección «Salidas a reparación, calibración o préstamo».
2. Verás cada salida con su motivo, con quién fue, la fecha y cuántos días estuvo fuera (o si sigue fuera).
3. Sirve para dos cosas: comprobar cuándo se calibró por última vez un instrumento, y saber cuánto tarda en promedio cada proveedor de servicio.

¿Cómo elijo entre «que confirme desde su cuenta» y «firma aquí»?

1. Son dos pruebas para dos situaciones, y las dos valen.
2. «Que confirme desde su cuenta»: la persona recibe la entrega en SU panel y la confirma cuando de verdad tiene el material en la mano. Sirve aunque no esté presente — le dejas algo en la mesa, o se lo mandas por paquetería a otra ciudad y da recibido al llegar. Es la prueba más fuerte: autenticó ella, en su dispositivo.
3. «Firma aquí, ahora»: la persona está enfrente. Le pasas el celular, firma con el dedo y la entrega queda recibida en ese momento. Es la que sirve también para quien no tiene cuenta.
4. El sistema guarda CÓMO se comprobó cada entrega («confirmó desde su cuenta», «firmó al recibir» o «documento firmado»), para que después se sepa de qué tipo de prueba se trata.

Llegó incompleto o dañado, ¿cómo lo dejo asentado?

1. Al confirmar la entrega (o al marcar una devolución) el sistema pregunta «¿Cómo llegó?».
2. «Completo, todo bien» es lo normal. Si eliges «Con incidencias», hay que describir el problema — «faltaron 2», «llegó golpeado», «caja abierta» — y sin esa nota el sistema no deja continuar: una incidencia sin explicación no sirve de nada.
3. La entrega queda marcada con un triángulo de alerta y la nota se conserva. Así, si después falta material, la constancia ya existe y no depende de la memoria de nadie.

¿Puedo imprimir un vale para firmar en papel?

1. Sí. En cualquier entrega pulsa «Vale imprimible».
2. Sale con el membrete de tu empresa, los datos de quien recibe, el motivo, la lista de material y los espacios de firma de quien entrega y quien recibe.
3. Se firma en papel y luego puedes fotografiarlo y subirlo como evidencia — o firmar directo en el celular y quedarte el vale nada más como comprobante impreso.

¿Cuál es la diferencia entre Entregas y Movimientos?

1. MOVIMIENTOS es el diario del inventario: cada entrada, salida y ajuste, pieza por pieza y lote por lote, con su costo real. Un movimiento es un hecho puntual — pasó y queda registrado.
2. ENTREGAS es un documento de custodia entre personas: contesta «¿quién tiene ahora este material y quién respondió por él?». Tiene dos partes (quien entrega y quien recibe), pasa por estados (pendiente → confirmada → devuelta), puede llevar varias piezas en un solo vale, y guarda evidencia: la firma, si llegó completo o con incidencias, y la fecha en que debe regresar.
3. No son dos cosas separadas: una entrega GENERA movimientos. Al registrarla, por debajo se descuenta la existencia por FIFO y esas salidas aparecen en el historial de Movimientos; al marcarla devuelta, aparecen las entradas de vuelta a sus lotes originales.
4. La forma más fácil de recordarlo: Movimientos es el estado de cuenta del banco (cada cargo y abono); Entregas es el recibo firmado que ampara uno de esos cargos. El recibo genera el cargo, pero guarda cosas que el estado de cuenta no: a quién, con qué firma y si hubo algún problema.
5. ¿Cuándo uso cada uno? Si el material simplemente se consume o se va (se gastó en producción, se vendió), va por Movimientos → Salida. Si alguien se lo lleva y tiene que responder por él — o tiene que traerlo de vuelta —, va por Entregas.

Reportes

El reporte de inventario es una foto del almacén tal como está en el momento de generarlo, membretada con el perfil de tu empresa y con su fecha. Se imprime en papel o se guarda como PDF.