Manual de usuario

Busca tu duda o abre la sección que necesites: cada tema es una pregunta con su paso a paso.

Empezar: cuenta, empresa y roles

¿Cómo registro mi empresa?

En la página principal pulsa «Registrar mi empresa».
Llena tu nombre, el nombre de la empresa, tu correo y una contraseña (mínimo 8 caracteres).
Pulsa «Crear empresa»: quedas como administrador.
La empresa nace con el catálogo semilla de 479 categorías bilingües ya copiado.

¿Qué puede hacer cada rol?

Administrador: todo — catálogo, movimientos, categorías, invitar y cambiar roles, perfil de la empresa.
Almacenista: mantener el inventario — piezas, equipos, lotes, entradas, salidas, entregas y órdenes. No edita categorías ni roles.
Consulta: solo lectura — buscar, ver existencias, despieces y estatus. Puede confirmar las entregas que recibe y editar su propio perfil.

¿Cómo cambio el idioma?

Con el selector ES / EN de la esquina superior derecha, presente en todas las pantallas.
La preferencia se guarda en tu navegador y aplica a todo el sitio.

Perfil y configuración

Enlace en el encabezado del panel, junto a tu nombre.

¿Cómo pongo el logo y los datos de mi empresa?

Panel → «Perfil y configuración».
En «Perfil de la empresa» pulsa «Subir logo» y elige la imagen (se comprime sola; al reemplazarla se ve el cambio al instante).
Llena nombre comercial, dirección, teléfono y correo de contacto.
Guarda. Estos datos membretan los documentos que genera la plataforma; si falta un dato, esa línea no se imprime.
Solo el administrador puede editarlos.

¿Cómo cambio mi foto y mi nombre?

En la misma pantalla, sección «Mi perfil»: «Subir foto» y «Nombre para mostrar» → Guardar.
Cualquier rol puede editar el suyo. Sin foto se muestran tus iniciales.

Miembros del equipo

Enlace en el encabezado del panel. Solo el administrador.

¿Cómo invito a alguien a mi empresa?

Panel → «Miembros» → abajo, «Invitar a un usuario».
Elige el rol del invitado y pulsa «Generar invitación»: obtienes un enlace y un código QR.
Compártelo: es válido 7 días y un solo uso.
La persona lo abre, crea su usuario y entra directo a tu empresa con ese rol. (Si se registrara por su cuenta crearía otra empresa.)

¿Cómo cambio el rol de alguien?

En su fila, elige el nuevo rol y pulsa «Guardar» (el botón aparece al cambiar algo).
La empresa siempre debe conservar al menos un administrador: el sistema rechaza el cambio si serías el último y te bajas de rol.

¿Cómo controlo quién ve los precios de venta y las ganancias?

Con la casilla «💲 Ve precios y ganancias» de cada miembro.
Los COSTOS siempre son visibles para quien captura inventario: sin ellos no puede trabajar.
Este permiso controla ver el precio de venta, la ganancia y el margen (ficha del equipo y «Fabricar N»).
Tú también puedes apagártelo: sirve para revisar o armar pedidos con el equipo delante, o imprimir sin la parte financiera. Se reactiva aquí mismo.

Ubicaciones

¿Cómo registro dónde vive el material?

Panel → «Ubicaciones» → «Nueva ubicación».
Sucursal o sitio (obligatorio): aquí vive el concepto de sucursal, no hay módulo aparte.
Estante y Gaveta / caja (opcionales): el detalle fino.
Ejemplos válidos: «Altamira / Estante 2 / Gaveta B», «Altamira / mesa de Yohan», «Casa de Alejandro» (para el stock de Mercado Libre).

¿Cómo le pongo foto a una ubicación?

En la lista pulsa «Añadir foto» (o «Cambiar foto») y toma la foto de la caja en el estante.
Desde el celular se abre la cámara directamente. Es la ayuda visual para encontrar material a la primera.

¿Puedo crear una ubicación sin salir de la ficha de una pieza?

Sí: en el formulario de la pieza, bajo «Ubicación habitual», pulsa «+ Nueva ubicación».
Capturas sitio/estante/gaveta ahí mismo y queda seleccionada. La foto se añade después desde Ubicaciones.

Piezas

El catálogo de materiales y componentes. Los equipos que fabricas viven aparte, en Equipos.

¿Cómo añado un componente al inventario?

Panel → «Piezas» → «Nueva pieza».
Nombre o nº de parte: para componentes comerciales puedes usar el número de parte como nombre.
Categoría y Subcategoría: la subcategoría se llena según la categoría elegida.
Nº de parte (fabricante): es la LLAVE ÚNICA de la pieza; con ese número la encuentra el escáner y nunca se duplica.
Ubicación habitual: referencia rápida del catálogo (la ubicación real de cada bolsa vive en su lote).
Unidad de consumo: en qué unidad se almacena y consume (pieza, metro, gramo…). Es la que usará el despiece.
Unidad de compra + Factor de compra: «1 caja = 100 tornillos» → unidad «caja», factor 100.
Costo por unidad de consumo: costo de referencia. El costo real vive en los lotes (FIFO).
Lead time (días): días desde el pago hasta la llegada; sirve para priorizar compras.
Ciclo de vida: activo / NRND / obsoleto. Los NRND u obsoletos se resaltan con ⚠ en el despiece.
Peso con unidad y link del datasheet.
Guarda (la barra de guardado está fija abajo). Después se habilitan lotes, proveedores, sustitutos, fotos y adjuntos.

¿Cómo registro que compré material (existencia y costo)?

En la ficha de la pieza: «Lotes y existencia» → «+ Añadir lote».
Cantidad recibida y, si aplica, cantidad restante.
Elige el tipo de compra: «Nacional» (compras dentro de México) o «Importación» (además pide flete y los cargos de aduana o del courier). Si ya le compraste antes a ese proveedor, el tipo se preselecciona solo cuando escribes su nombre.
Llena la calculadora de IVA: son cuatro campos —Subtotal sin IVA, IVA %, Monto de IVA y Total pagado— y solo capturas los dos que tengas; los otros dos se calculan solos y salen marcados en azul con la etiqueta «calculado».
Proveedor, ubicación de ese lote, fecha de pago, fecha de llegada y referencia / orden de compra.
Abajo aparece el «Costo aterrizado del lote»: mercancía + flete + cargos de importación + el IVA que no se acredita, con el costo por unidad. Es exactamente el número que se guarda.
La existencia de la pieza es la suma de las cantidades restantes de sus lotes; el costo actual (FIFO) es el del lote más antiguo con material.
Cada lote guarda quién lo registró: tu bolsa y la de un compañero pueden convivir con costos y gavetas distintas.

¿Cómo capturo cada tipo de compra? (los cinco casos)

Nacional sin factura o sin IVA: tipo «Nacional», escribe el Total pagado y pon IVA 0%.
Nacional con IVA en la factura: tipo «Nacional», escribe el Subtotal y deja IVA 16% → el sistema calcula el monto de IVA y el total.
Mouser México: el precio de su web es SIN IVA y te lo añaden al pagar. Escribe ese precio como Subtotal con IVA 16%. Ellos ya importaron, así que NO uses «Importación».
Mercado Libre: el precio que ves YA INCLUYE el IVA. Escribe ese precio en «Total pagado» con IVA 16% y el sistema despeja la base y el impuesto solo.
Importación directa (DigiKey USA, JLCPCB China): tipo «Importación», Subtotal de la mercancía con IVA 0% (el proveedor extranjero no cobra IVA), y abajo el Flete y los Cargos de importación con el IVA que viene dentro de ellos.

¿Qué significa «El IVA se acredita» y cuándo lo prendo?

Prendida: tu empresa recupera ese IVA ante el SAT, así que NO es costo del producto y el sistema no lo suma al costo aterrizado ni infla tu margen.
Apagada: el IVA se queda como costo real de la pieza. Es lo correcto cuando compraste sin factura o cuando esa compra no se va a acreditar.
La casilla aplica a los dos IVA a la vez: el que te cobró el proveedor y el que cobró la aduana.
No depende de si la compra es nacional o importada: depende de si pediste factura y de la decisión contable de esa compra.
Ejemplo real: en unos paneles de JLCPCB los cargos de importación fueron $1,509.41 con $969.48 de IVA dentro. Acreditando, al costo solo entran $539.93; sin acreditar, entran los $1,509.41 completos — unos $194 de diferencia por equipo.

¿Y si ya traigo el costo por unidad calculado?

Debajo del bloque de costo pulsa «Prefiero capturar el costo unitario directo».
Mientras ese campo tenga un valor manda sobre la calculadora: se guarda tal cual lo escribiste.
Bórralo (o pulsa Cancelar bajo el campo) para volver al cálculo automático.

¿Cómo guardo los proveedores y sus links?

Sección «Proveedores» → «+ Añadir proveedor».
Nombre (Mouser, DigiKey, Mercado Libre…), nº de parte del proveedor, precio, moneda, lead time y link.
Son ofertas de referencia para cotizar: con ellas se estima lo que falta en «Fabricar N».
Botones: Abrir ↗ (va a la página del proveedor), Editar y Borrar.

¿Cómo indico que otra pieza puede sustituir a esta?

Sección «Equivalentes / sustitutos» → «+ Añadir sustituto».
Busca la pieza, añade una nota de validación («validado en el equipo modelo A123; pendiente en el B456») y Guarda.
En «Fabricar N» los sustitutos con existencia se sugieren APARTE y con advertencia — nunca mezclados con el stock real.

¿Cómo subo fotos y archivos de fabricación?

Fotos: hasta 5 por pieza, se comprimen solas (máx 2 MB). Desde el celular puedes tomarlas al momento.
Adjuntos de fabricación: Gerber, DXF, planos, PDF… hasta 20 MB y 10 por pieza.
Primero escribes la descripción y luego eliges el archivo, para que nunca quede un «archivo_final_v3.zip» sin explicación.

¿Cómo busco algo en el catálogo?

Buscador por nombre, nº de parte o fabricante.
Filtros por ciclo de vida y por quién dio de alta la pieza.

Equipos

Los equipos son lo que fabricas: llevan despiece (BOM), mano de obra, precio de venta y números de serie. Un equipo puede contener otros equipos (subensambles).

¿Cómo añado un equipo al sistema?

Panel → «Equipos» → «Nuevo equipo».
Llena la parte común igual que una pieza (categoría: usa «Productos propios (fabricados)»).
Mano de obra: horas de armado, personas y tarifa por hora → abajo se muestra el costo de mano de obra por unidad.
Precio y venta: precio de venta SIN IVA y % de IVA (16% por defecto; 0 para exportación). Se muestra el precio con IVA como referencia.
La ganancia se calcula sobre el precio sin IVA, porque el IVA no es ingreso tuyo: lo cobras para entregarlo.
Números de serie: prefijo (p. ej. «F-»). Con él, cada orden de armado completada asigna el rango automáticamente. Debajo ves cuál será el siguiente.
Peso real medido (opcional): se pesa el equipo armado y manda sobre el peso calculado del despiece.

¿Cómo armo el despiece (BOM)?

Sección «Despiece (BOM)» → «+ Añadir componente».
Busca la pieza (o el equipo, si es subensamble) por nombre o nº de parte.
Pon la cantidad POR UNIDAD (lo que lleva UN equipo, no el lote) y Guarda.
Cada línea tiene Abrir ↗, Editar (cambia la cantidad en la misma línea) y Borrar.
Los subensambles se marcan con etiqueta azul. El sistema impide ciclos: un equipo no puede contenerse a sí mismo ni a través de otros.

¿Qué significan Lotes, Proveedores y Sustitutos en un equipo?

Lotes y existencia = equipos YA ARMADOS. Llegan por una orden de armado marcada lista (con su costo real y sus series) o a mano (lo que ya tenías armado). El lote manual NO genera series.
Proveedores = solo si el equipo también se compra armado (maquila o reventa). Si lo fabricas tú, puede quedar vacía.
Equivalentes / sustitutos = otros equipos que lo reemplazan (versión nueva vs anterior, otro conector), útil cuando es subensamble de otro.

¿Cómo sé si me alcanza para fabricar N unidades?

En la ficha del equipo (o en la lista) pulsa «⚙ Fabricar N».
Escribe la cantidad y pulsa «Calcular».
Resumen: si alcanza para todo o cuántos componentes faltan; para cuántas unidades alcanza y la espera estimada del faltante.
Tabla: por componente — se necesita, hay, FALTA (en rojo), COSTO de lo disponible (FIFO real) y POR COMPRAR (estimado con el proveedor más barato).
Los subensambles se explotan hacia sus propios componentes solo por lo que falte armar.
⚠ Sustitutos con existencia aparte, con su nota — a validar antes de usarlos.
Totales: materiales disponibles + por comprar + mano de obra = costo total, costo por unidad, venta sin IVA, ganancia y margen %.
La casilla «💲 Mostrar precios y ganancias» (junto a Calcular) nace apagada: puedes proyectar o imprimir sin la parte financiera.
«🖨 Imprimir lista» genera la lista de surtido en papel o PDF.
Consultar NO descuenta stock: es una simulación. El descuento ocurre al marcar lista una orden de armado.

Órdenes de armado

El pedido formal «hay que armar N de esto», con estatus consultable por todo el equipo — el reemplazo del «¿ya está listo?» en el chat.

¿Cómo pido fabricar N equipos y sigo su estatus hasta la entrega?

1) REGISTRAR: Panel → «Órdenes» → «Nueva orden». Elige equipo y cantidad; asunto (Venta, Orden de compra, Contrato, Muestras/licitación, Garantía, Interno/stock); destino (zona, cliente o sucursal); fecha pedida y notas. Nace como «Pedida».
2) ACEPTAR (producción): pulsa «Aceptar» y elige la fecha comprometida. Antes conviene pulsar «⚙ Ver despiece» para saber si hay material. Estatus: «Aceptada».
3) INICIAR FABRICACIÓN: pulsa «Iniciar fabricación» para que todos vean que ya se está trabajando.
4) MARCAR LISTA: este paso mueve inventario. Deja activada «Descontar los materiales del inventario» y confirma. El sistema descuenta el despiece por FIFO, crea el lote del equipo terminado con su costo real (materiales + mano de obra) y asigna el rango de números de serie si el equipo tiene prefijo.
5) ENVIAR: captura el número de guía y las medidas y peso de la caja. Estatus: «Enviada», con la guía visible.
6) ENTREGAR: cuando el cliente confirme, pulsa «Marcar entregada». La orden queda como historial completo: quién la pidió, qué se comprometió, qué series salieron, con qué guía y cuándo.

Me regresaron una unidad en garantía: ¿cómo sé qué material llevaba?

Abre la orden de la que salió esa unidad (su rango de series aparece en la tarjeta) y pulsa «🔎 Ver material usado».
Verás cada componente que se consumió: cantidad, de qué LOTE salió, su proveedor, cuándo llegó ese lote y a qué costo.
También aparece el lote de equipo que la orden generó.
Sirve para análisis de causa raíz: si la falla viene de un componente sustituto o de un lote defectuoso, aquí queda a la vista.
Nota: «Ver despiece» solo aparece antes de fabricar (simula contra el stock de hoy); una vez fabricada, lo útil es «Ver material usado».

¿Puedo corregir una orden mal capturada?

Sí, con «Editar», mientras esté Pedida o Aceptada: cantidad, asunto, destino, fecha y notas.
Una vez que consumió material y creó el lote ya no se edita ni se cancela: se corrige con un ajuste o una salida.

¿Cómo cancelo una orden?

Con «Cancelar orden» (pide confirmación), solo antes de estar lista.

¿Cómo veo solo las órdenes pendientes?

Con el selector «Estatus» arriba de la lista.

Movimientos

¿Cómo doy entrada a material escaneando la bolsa?

Panel → «Movimientos» → pestaña «Entrada».
Con pistola USB: haz clic en el campo de escaneo y dispara sobre el Data Matrix de la bolsa (Mouser/DigiKey).
Con la cámara del celular: pulsa «📷 Escanear con cámara», permite el acceso y apunta al código.
El sistema busca la pieza POR NÚMERO DE PARTE y pre-llena pieza, cantidad y referencia de compra.
Si esa pieza no existe todavía, te avisa con un enlace para crearla: nunca se duplica una pieza.
Completa el bloque «Costo de la compra» —es el mismo de la ficha de pieza: tipo nacional/importación, calculadora de IVA e IVA acreditable—, más proveedor, ubicación y fechas, y pulsa «Registrar»: se crea el lote y su movimiento.

¿Qué lector de códigos de barras necesito comprar?

Antes que nada: NO necesitas comprar nada para empezar. La cámara de tu celular ya lee estas etiquetas desde la propia app, con el botón «📷 Escanear con cámara».
Si quieres una pistola porque vas a dar entrada a muchas bolsas seguidas, lo ESENCIAL es que sea un lector 2D, también llamado «imager». Las etiquetas de Mouser y DigiKey llevan un Data Matrix, y un lector láser de código de barras clásico NO lo puede leer nunca: es la causa número uno de comprar una pistola y descubrir que no sirve.
En la ficha del producto busca que la lista de simbologías incluya «Data Matrix» (ECC 200). De pilón conviene que traiga Code 128 —los códigos de barras de una sola línea que la misma etiqueta lleva por campo— y QR.
Conexión: cualquiera que se comporte como teclado (HID). Sirve el USB con cable, el inalámbrico de 2.4 GHz con su adaptador, o el Bluetooth. No hacen falta drivers ni instalar programas: enchufas y escaneas dentro del campo de la app.
Que pueda enviar los caracteres de control GS, RS y EOT. Las etiquetas de Mouser y DigiKey siguen el estándar ISO 15434 / ANSI MH10.8.2, donde esos separadores invisibles dividen los campos (nº de parte, cantidad, orden de compra). Muchas pistolas los omiten de fábrica y se activan leyendo un código de configuración de su manual, buscando opciones como «GS output», «full ASCII» o «ISO 15434».
Que añada Enter al final de cada lectura (casi todas lo traen activado): así el escaneo se procesa solo, sin tocar el teclado.
No hace falta gastar en equipo de marca: cualquier lector 2D económico cumple si respeta lo anterior. Lo caro no lee mejor una bolsa de Mouser.

Escaneé la bolsa y no funcionó bien, ¿qué reviso?

No pasa nada y el campo queda vacío: seguramente es un lector láser de 1D, que no puede leer el Data Matrix. Compruébalo apuntando a un código de barras de una sola línea de la misma etiqueta: si ese sí lo lee y el cuadrado no, ese es el problema y no tiene arreglo por configuración.
Aparecen caracteres raros o todo pegado en una sola línea: tu lector no está enviando los separadores. Inventariate es tolerante y suele entenderlo igual, pero si falla, busca en el manual de la pistola cómo activar la salida de GS/RS.
Lee bien pero dice que no encuentra la pieza: el número de parte de la bolsa no coincide con el que capturaste. Pasa con los sufijos del fabricante, por ejemplo «S4B-PH-K-S» contra «S4B-PH-K-S(LF)(SN)». Por ahora registra el número tal como viene en la etiqueta del proveedor.
Con la cámara del celular no abre: hace falta HTTPS y dar permiso de cámara al navegador.

¿Cómo registro una salida?

Pestaña «Salida»: elige la pieza (verás su existencia actual), la cantidad y una nota.
Al registrar, el sistema descuenta por FIFO y te dice el costo real de lo que salió.
Si vas a entregarle material a una persona, usa «Entregas» en vez de una salida simple.

¿Cómo veo qué se movió?

Pestaña «Historial»: los últimos 50 movimientos con tipo (entrada/salida/ajuste), cantidad, costo, quién lo hizo y cuándo.

Entregas

Para que el material que sale hacia una persona quede firmado.

¿Cómo entrego material a un compañero y queda constancia?

Panel → «Entregas» → «Nueva entrega».
Elige el receptor (un miembro de tu empresa) y una nota opcional.
Añade las líneas de material: busca la pieza y pon la cantidad. Verás la existencia actual; si pides más de lo que hay se marca en rojo y no deja registrar.
«Registrar entrega»: la existencia se descuenta por FIFO en ese momento y cada línea guarda su costo real. Nace «Pendiente».

¿Cómo confirmo que recibí material?

Al entrar al panel verás un aviso ámbar con las entregas que esperan tu confirmación.
Pulsa «Revisar» → «Confirmar recepción» → confirma.
Pasa a «Confirmada» con fecha y hora: queda el registro de quién entregó, quién recibió, qué y cuánto costó.

Reportes

El reporte de inventario es una foto del almacén tal como está en el momento de generarlo, membretada con el perfil de tu empresa y con su fecha. Se imprime en papel o se guarda como PDF.

¿Cómo saco un reporte de lo que tengo en almacén?

Panel → «📄 Reporte de inventario» (o la pestaña «Reportes»).
«Qué incluir»: piezas y equipos, solo piezas y componentes, o solo equipos fabricados.
«Organizar por»: categoría (agrupa por familia, con subtotales), ubicación (para recorrer el almacén sitio por sitio) o alfabético (una sola lista corrida).
Al organizar por ubicación se usa la gaveta REAL de cada lote: si una pieza tiene una bolsa en «Taller · A · 3» y otra en «Bodega · C · 1», aparece en las DOS, cada una con lo que hay ahí. Por eso el reporte puede traer más renglones que piezas distintas, y el resumen lo aclara. Un lote sin gaveta propia se cuenta en la ubicación general de su pieza.
Organizando por categoría o alfabético, la columna Ubicación también sale de los lotes: si todo el material está junto muestra esa gaveta, y si está repartido dice «2 ubicaciones». Nunca nombra una sola gaveta cuando hay material en varias, porque mandaría a buscar al lugar equivocado.
Pulsa «Generar reporte»: arriba sale el resumen —piezas distintas, unidades totales, lotes con material y el VALOR TOTAL del inventario— y abajo el detalle.
«🖨 Imprimir / Guardar PDF» abre el diálogo del navegador: elige tu impresora, o «Guardar como PDF» para archivarlo. Los controles y las notas no se imprimen, solo el documento.
Si cambias las opciones sin volver a generar, aparece un aviso ámbar y el reporte se atenúa: lo que ves ya no corresponde a lo que dice el formulario.

¿Cómo se calcula el valor del inventario?

El valor de cada pieza es la suma de sus lotes, cada uno a SU costo aterrizado.
NO es la existencia multiplicada por el costo actual: si compraste el mismo componente a dos precios, ese atajo daría un número equivocado.
La columna «Costo actual» es el costo FIFO, o sea el del lote que se va a consumir primero. Sirve para cotizar, no para valuar.
Las piezas sin lotes salen con valor cero y un guion en el costo.

¿Puedo usarlo para hacer el conteo físico del almacén?

Sí: marca «Hoja para conteo físico» antes de generar.
Cada renglón sale con la existencia que dice el sistema y, al lado, dos casillas en blanco: «Contado» y «Diferencia». Anotas lo que encuentras y ves el descuadre ahí mismo, sin esperar a regresar a la computadora.
Cada grupo (categoría o ubicación) termina con su renglón de subtotal, también con casillas en blanco para sumar a mano lo contado del grupo.
La hoja de conteo no lleva costos ni valor: no hacen falta para contar y ensancharían el papel.
Consejo: organiza por «Ubicación» para recorrer el almacén gaveta por gaveta sin ir y venir.
Al terminar, corrige las diferencias con un ajuste en Movimientos.

¿Qué hacen las otras dos casillas?

«Incluir piezas sin existencia»: añade también lo que está en cero. Sirve para ver TODO el catálogo y detectar lo agotado, pero alarga bastante el reporte.
«Incluir el detalle de lotes»: bajo cada pieza lista sus lotes con material —proveedor, gaveta, fecha de llegada, referencia, costo de ese lote y su valor—. Es lo que se usa para auditar o conciliar contra facturas.

¿Por qué el reporte lleva mi logo y mis datos?

El membrete se arma leyendo el perfil de tu empresa en el momento de generar el documento, así que siempre sale con los datos vigentes.
Si no has subido logo, se usa el nombre de la empresa en texto; los campos que estén vacíos (dirección, teléfono, correo) simplemente se omiten.
Se edita en «Perfil y configuración» → perfil de empresa.

¿Listo para dejar de adivinar tu inventario?

Registrar mi empresa gratis